Pamiętacie początki pandemii? To był bardzo trudny i niepewny czas, podczas którego zarówno pracownicy, jak i firmy nie wiedziały, jak dalej będzie wyglądała ich praca – wtedy też wdrożono niezbyt popularny ówcześnie tryb zdalny. Gdy pierwszy pył opadł, a pandemia stała się naszą nową rzeczywistością jedne firmy wróciły do biura, inne pozostały na zdalnym, a jeszcze inne postanowiły połączyć zalety obu tych trybów i wdrożyć model hybrydowy. Tylko czym jest praca w modelu hybrydowym, jakie ma zalety i jakie wyzwania stawia zarówno przed pracownikiem, jak i pracodawcą? Na te pytania odpowiadamy w treści artykułu. Miłej lektury.

Czym jest praca w modelu hybrydowym?

Praca hybrydowa to nic innego, jak połączenie pracy stacjonarnej z pracą zdalną. Ale od początku… Praca stacjonarna oznacza, że pracownik wykonuje swoje obowiązki, przebywając w siedzibie firmy lub innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Praca zdalna z kolei nazywana jest też telepracą lub e-pracą i może być wykonywana z dowolnego miejsca. Najczęściej jest to dom, ale tak naprawdę to może być każde miejsce, w którym mamy dostęp do wszystkich potrzebnych nam narzędzi. Są jednak pewne warunki, które pojawiają się w Kodeksie Pracy (dla ciekawskich: Art. 67[5] §2): praca zdalna musi być wykonywana regularnie z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.

Pojęcie pracy hybrydowej nie pojawia się w żadnym akcie prawnym. To znaczy… pojawiło się w projekcie Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii, ale ten dokument ostatecznie nie został zatwierdzony. Dlatego też wszelkie zasady odnośnie liczby i wyboru dni, kiedy pracownik ma obowiązkowo pracować w siedzibie firmy, są ustalane w wewnętrznych regulaminach.

Praca hybrydowa nie jedną ma twarz

W zależności od ustaleń organizacji i specyfiki pracy pracodawca może wprowadzić pracę hybrydową w kilku odmianach. Pierwszy model zakłada stały podział pracowników na tych pracujących zdalnie i tych pracujących stacjonarnie – to znaczy, że na przykład 30 proc. osób pracuje zawsze zdalnie, a pozostałe 70 proc. zawsze z biura z możliwością okazjonalnej pracy zdalnej.

Kolejny rodzaj pracy hybrydowej to rotacja, czyli podzielał pracowników na grupy, które się wymieniają – raz jedna grupa pracuje w biurze, raz w trybie zdalnym. Zmiana może się odbywać co kilka dni lub tygodni, to zależy wyłącznie od wewnętrznych ustaleń.

Trzeci rodzaj zakłada przewagę pracy zdalnej, ale z zapewnionym stałym dostępem do biura, w którym zespół może np. organizować spotkania z klientami.

Wybór któregoś z trzech rodzajów zależy m.in. od tego, w jakiej branży pracuje dana firma, czy niezbędne są spotkania „na żywo”, czy pracownicy mają zapewniony dostęp do potrzebnych narzędzi także w domu, czy tylko w siedzibie firmy. Możliwe jest oczywiście wypracowanie przez firmę własnego modelu pracy hybrydowej.

Czy praca hybrydowa to dobre rozwiązanie?

Jako człowiek, który pracuje głównie zdalnie, na powyższe pytanie mogę odpowiedzieć – tak, jak najbardziej! Niestety nie można być aż takim hurraoptymistą. Oczywiście praca hybrydowa ma wiele zalet, ale też wad, zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika.

Wprowadzenie pracy zdalnej to znaczna oszczędność czasu i pieniędzy. Pracownik nie musi przeznaczać dodatkowej godziny lub dwóch na dojazd do pracy, zachowuje również pieniądze, które musiałby przeznaczyć na paliwo czy bilety. Firma z kolei może zaoszczędzić na wynajmie przestrzeni biurowej. Praca z domu to też większa szansa na aktywność zawodową dla osób z niepełnosprawnościami oraz dla osób studiujących, które chcą łączyć naukę z pracą zawodową.

Praca w trybie hybrydowym pomaga również wprowadzić dobry balans pomiędzy życiem zawodowym i prywatnym, ponieważ czas, który normalnie pracownik przeznaczyłby na dojazdy, może wykorzystać na odpoczynek, spędzanie czasu z rodziną, sport lub realizacje swoich pasji. To z kolei przekłada się na lepsze samopoczucie.

„Respondenci (…) wskazywali na dwie bardzo praktyczne kwestie – mniej czasu poświęcane na dojazdy do pracy (66 %) oraz generowane oszczędności na wydatkach np. na paliwo czy żywność (47%). Wśród zalet wysoko znalazły się także (…) bardziej elastyczne godziny wykonywania obowiązków (36%) oraz większa efektywność (24%). Na ostatnim miejscu w czołowej piątce znalazła się możliwość samodzielnej aranżacji i wyboru stanowiska pracy (23%)” – informuje raport przygotowany przez Pracuj.pl.

Praca zdalna otwiera rynek pracy na cały świat

Możliwość pracowania w trybie zdalnym poszerza też możliwości rekrutacyjne, ponieważ nowy pracownik nie musi mieszkać w tym samym mieście, w którym znajduje się siedziba firmy. To pozwala firmom na zatrudnienie doświadczonych specjalistów, z kolei osoba szukająca nowego stanowiska nie musi kierować się lokalizacją. Dodatkowo „praca w terenie” sprawia, że zespół jest bliżej klienta, a co za tym idzie – pracownik lepiej rozumie jego potrzeby i wykazuje się większą kreatywnością.

„Organizacje mogą wykorzystywać talenty na całym świecie. Fizyczna dostępność, do tej pory kluczowa dla wielu firm, przestała mieć aż takie znaczenie. Zespoły można tworzyć na podstawie najlepszego dostępnego doświadczenia i zestawów umiejętności dostępnych nie tylko w danym mieście, ale też całym kraju czy w krajach ościennych. Dzięki temu firmy zwiększają swoje zasoby rekrutacyjne, a co nie mniej ważne mogą dać szansę pracy ludziom wykluczonym lub z terenów wykluczonych” – komentował Radosław Pawlak z Symetrii UX, prowadzący szkolenia z zakresu User Experience for Product Management.

Niestety praca hybrydowa ma też minusy…

Nie wszystkie firmy mogą pozwolić sobie na przejście w tryb pracy zdalnej – zależy to od branży i narzędzi, jakich pracownicy potrzebują do realizacji swoich zadań. Brak wspólnej przestrzeni biurowej utrudnia również integrację zespołu, a jak wiadomo, grupa pracowników, którzy dobrze się znają i rozumieją, oznacza sprawną współpracę i mniej konfliktów w zespole. Brak integracji może stanowić jeszcze większy problem dla nowych pracowników, którzy mogą czuć się wykluczeni czy izolowani od grupy, znającej się również offline.

Najczęstszą obawą pracodawców, co do pracy zdalnej, jest natomiast brak możliwości kontrolowania, czy podwładni w godzinach pracy zajmują się wyłącznie swoimi obowiązkami, czy w międzyczasie wykonują również inne czynności. Dlatego też praca zdalna wymaga wypracowania odpowiednich narzędzi do rozliczania efektów pracy oraz zaufania do pracownika, że ten wykaże się dużą samodyscypliną.

Opinie i obawy niemal 200 firm przedstawia raport „Powrót do biura – szansa i wyzwanie. Rynek biurowy a koronawirus” stworzony przez przedsiębiorstwo Colliers. Jako największe wyzwanie ankietowani wskazali kwestię utrzymania wśród pracowników poczucia przynależności do firmy. Tego obawiało się aż 65% odpowiadających. Następne na liście obaw były jeszcze: dbanie o tzw. work-life balance (61%), trudności z wdrażaniem nowych pracowników, którzy nie mają możliwości zintegrowania się z grupą (53%), i problem utrzymania wysokiej efektywności zespołów (42%).

Czy twoja firma jest gotowa na pracę hybrydową?

Tryb hybrydowy stawia przed firmą pewnie wyzwania. Ostateczna decyzja o pracy z domu lub z biura powinna należeć do pracownika. Oczywiście wszystko musi być uzgodnione z pracodawcą, jednak kierownicy zazwyczaj nie wiedzą, jakie warunki panują w domu pracownika. I nie chodzi mi tutaj o takie podstawowe sprawy, jak brak dostępu do Internetu, ale… Pomyśl, że miałbyś wykonywać skomplikowane obowiązki zawodowe, jednocześnie zajmując się w domu dwójką małych dzieci. W takiej sytuacji pracownik może zdecydować, że woli pracować z biura, które zapewnia mu spokój i możliwość koncentracji.

Kolejną sprawą, o której musi pomyśleć pracodawca, jest usprawnienie komunikacji. I pomiędzy współpracownikami, i pomiędzy pracownikami a „górą”. Może się to odbywać przy wykorzystaniu kilku źródeł jednocześnie – za pomocą telefonu, maila czy innych komunikatorów online. Istnieje też wiele narzędzi internetowych, które tworzą przestrzeń do rozdzielania zadań, ustalania ich priorytetu lub przekazywania krótkich informacji na forum. Niezbędne będą również grupowe i indywidualne wideorozmowy. Mogą być zaplanowane codziennie, raz na tydzień czy z inną częstotliwością – wszystko zależy od specyfiki firmy.

Jeśli to możliwe, pracodawca powinien raz na jakiś czas zorganizować spotkanie integracyjne offline. Spotkanie się ze współpracownikami „w prawdziwym życiu” pomaga w pogłębieniu relacji, co przekłada się na lepszą atmosferę w trakcie pracy.

Dla dociekliwych: jeszcze kilka liczb

Infor już w połowie 2021 roku podawał, że według badań aż 77% firm planuje wprowadzenie na stałe modelu hybrydowego, zakładającego dwa lub trzy dni pracy zdalnej w tygodniu. Podobnie jest u nas, w appvinio! Przez dwa dni pracujemy w domu, pozostałe trzy – z biura, z możliwością większej liczby dni pracy zdalnej, jeśli ktoś tego potrzebuje. I cóż, możemy potwierdzić, że to naprawdę dobry układ. Ale wracając do danych…

Według raportu portalu Pracuj.pl z maja 2022 roku 35% Polaków pracuje na stałe zdalnie lub hybrydowo. „Pracownicy ‘hybrydowi’ najchętniej spotykają się w biurach w poniedziałki. Dziś większość z nich nie wyobraża sobie pełnego powrotu do biur. 9 na 10 nie chce wracać do modelu stacjonarnego, ale tylko co czwarty preferuje w pełni zdalny tryb” – można przeczytać w raporcie. W modelu hybrydowym lub zdalnym częściej pracują osoby z grupy wiekowej od 25 do 34 lat.

Okazuje się też, czemu w zasadzie trudno się dziwić, że poszukujący pracy coraz częściej zwracają uwagę na możliwość pracy zdalnej. „Ponad 44 proc. badanych zniechęciłoby się do aplikowania do firmy, jeśli dowiedzieliby się, że pracodawca oczekuje od nich pracy wyłącznie na miejscu” – informują badacze, dodając, że 75% ankietowanych chętniej aplikowałaby do pracodawcy, który oddaje pracownikom część kosztów, ponoszonych w związku z wykonywaniem swoich obowiązków z domu.

Czy praca hybrydowa zostanie z nami na zawsze?

Praca hybrydowa zyskała większą popularność głównie przez pandemię koronawirusa. Przedsiębiorstwa postawione w sytuacji kryzysowej musiały stworzyć system pracy poza siedzibą firmy. To sprawiło, że pracodawcy dostrzegli korzyści płynące z wprowadzenia pracy w trybie hybrydowym. Przed pandemią wiele firm nie zastanawiało się nawet nad tym, że ich pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki z domu lub jakiegokolwiek innego miejsca na świecie, w którym mają dostęp do Internetu. W 2020 roku zostali jednak niejako postawieni przed faktem dokonanym. A potem okazało się, że… to naprawdę działa, pracownicy są bardziej zadowoleni, a wyniki przedsiębiorstw wcale nie spadają.

Choć zagrożenie pandemiczne nie jest już tak duże, wielu ekspertów twierdzi, że większość firm nie wróci do pracy stacjonarnej. W końcu projektowanie grafik, obróbka zdjęć, tworzenie stron internetowych i aplikacji, pisanie artykułów czy prowadzenie profili w mediach społecznościowych nie wymagają obecności w biurze.

Michał Grzybowski, lider zespołu People & Organisation w PwC, komentował, że „najlepszym rozwiązaniem jest wypracowanie nowego modelu pracy, wpisanego w strategię firmy. Model powinien zakładać pracę hybrydową, kilka dni w tygodniu wykonywaną w biurze, a w pozostałym czasie zdalnie”. Dlaczego? „Przedsiębiorcy wskazują bowiem, że choć udało się utrzymać produktywność pracy zdalnej, to przy codziennych kontaktach na odległość spadła innowacyjność pracowników, która wymaga szybkiej wymiany myśli. Stąd potrzeba bezpośrednich spotkań w biurach” – tłumaczy ekspert.

Światowe koncerny są za!

„Coraz więcej firm, zwłaszcza prowadzonych przez młodych ludzi, orientuje się, że zatrudnienie pracownika zdalnego jest opłacalne (…). Na pewno nie do wszystkich zadań i nie w każdej firmie pracownicy zdalni się pojawią, bo wielu rzeczy nie można robić zdalnie, jeśli wymagają np. specjalistycznych maszyn lub współpracy wielu osób. Ale są już na polskim rynku firmy, które w ogóle nie mają biur, a których pracownicy pracują wyłącznie zdalnie” – komentowała w rozmowie z Zieloną Linią Agnieszka Skupieńska, autorka książki „Zostań freelancerem”.

Koncern Microsoft już w 2020 roku zdecydował się na umożliwienie pracownikom pracy zdalnej w pełnym wymiarze, twierdząc, że w tym trybie zatrudnieni są bardziej efektywni. W notatce służbowej przekazali wtedy, że zezwolą na „elastyczność, aby wspierać indywidualne style pracy, jednocześnie równoważąc potrzeby biznesowe i dbając o to, abyśmy żyli zgodnie z naszą kulturą pracy”. Podobne rozwiązanie zastosował Facebook.

Praca hybrydowa ma wiele zalet zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika, choć niesie ze sobą również wiele wyzwań organizacyjnych. Z pewnością wprowadzenie modelu mieszanego wymaga radykalnej zmiany myślenia o pracy i wypracowania nowych rozwiązań komunikacji i zarządzania. Jednak skoro taki tryb popierają największe koncerny, to wszystko wskazuje na to, że… idzie nowe!